Kommunens postmottak betjenes hver dag av ansatte ved dokumentsenteret. Ansvaret er delt mellom 3 journalføringsteam med 1 uke hver og fordeles på dokumentforvalterne i teamet.

I tillegg til postmottaket har teamene ansvar for hyllen «post til fordeling» på postrommet.

Både postmottaket og «post til fordeling» gjennomgås flere ganger per dag. Begge skal normalt være tomme ved arbeidsdagens slutt.

Dokumentforvalter med ansvar for postmottaket journalfører normalt ikke disse, men fordeler til undermapper merket med teamene teknisk, helse og oppvekst. Teamene har eget ansvar for fordeling og journalføring i fordelingsmappene. Journalføring skal vurderes likt som fysisk post, dvs at er det e-post som er et ledd i kommunens saksbehandling eller som krever et bevaringsverdig svar, skal e-posten journalføres.

Det er kun unntaksvis at arkivverdig e-post skal videresendes. Det gjelder spesielt der det åpenbart haster å få informasjonen fram til saksbehandler. Vær særlig oppmerksom på e-post med sensitivt innhold som ikke skal videresendes.

Noen e-poster må leses nøye for å forstå hva det gjelder. Ved tvil – snakk med øvrige på teamet, de andre teamene eller arkivleder – noen kan ha vært borti dette før. Absolutt siste utvei er å sende forespørsel til saksbehandler.

Spesielle ting å huske på:

• Reklame slettes
• Nyhetsbrev slettes
• Spam slettes – hold musepekeren over e-postadressen for å se om den virker «mistenkelig»
• Klikk bare på «trygge» lenker
• Åpenbart masseutsendte e-poster slettes – les nøye
• Engelske mail behøver ikke være spam, kan gjelde flyktninger – les nøye – legges evt til team oppvekst
• Masseutsendte e-poster fra varslergrupper behandles som spam
• E-poster med direkte beskyldninger mot navngitte ansatte i Tønsberg – legges til aktuelt team
• Kursinnbydelser videresendes ikke, med unntak av invitasjoner fra andre offentlige aktører slik som fylkeskommune, fylkesmann, departement, statlige organer, KS
• Fakturaer (til kommunen) oversendes fakturamottak@tonsberg.kommune.no
• Forespørsler om kommunal fakturering (fakturaer fra kommunen) oversendes kommfakt@tonsberg.kommune.no
• Ordrebekreftelser forveksles ofte med fakturaer – les nøye og vær litt OBS
• Forespørsler om attester fra arbeidstakere oversendes lonn@tonsberg.kommune.no
• Henvendelser vedr. Kostra og annet regnskap oversendes regnskapssjef
• Rentejustering og generelle spørsmål om økonomi og statsbudsjett oversendes økonomisjef – vær oppmerksom på at mye skal journalføres.
• Henvendelser til skatteoppkreveren legges i mappen «skatt» - ansvar for videresending: arkivleder
• E-poster fra AltInn kan slettes med unntak av de som indikerer at det er et nabovarsel. Disse legges til team teknisk
• E-poster fra Husbanken med varsel nye søknader kan slettes. Saksbehandlere sjekker selv i nettløsningen til Husbanken daglig
• E-poster fra Skagerak Energi – legges til team teknisk
• Byggfakta – legges til team teknisk
• Miljø og klima – legges til team teknisk
• Kommunepins – oversendes servicesenteret
• All leie av offentlig grunn – legges til team teknisk
• Henvendelser for leie av Tønsberg Torv henvises til nettsiden www.tbgsentrum.no der Torvet har egen link: http://www.tbgsentrum.no/torvet
• E-poster som gjelder søknad om, eller betalt medlemskap i Tønsberg bedriftsidrettslag sendes til: idkort@tonsberg.kommune.no .Det samme gjelder spørsmål om medlemskap
• Henvendelser om leie av Karlsvika (fra ansatte) – oversendes bydrift
• Henvendelser om kystledhytta på Sandssletta – oversendes servicesenteret
• Henvendelser om arrangementer i Tønsberg kommune sendes til tbgsha100@v-man.no – dette er en felles mail som håndteres av miljørettet helsevern
• Booking av lokaler sendes til anleggsbooking.kulturogidrett@tonsberg.kommune.no
• Leie av lokaler – legges til team oppvekst (kultur)
• Forespørsler om ledige stillinger/åpne søknader på stillinger – journalføres i fast sak i WebSak med ny sak per år
• Innsynsbegjæringer – flagges og legges til aktuelt team – husk at disse haster, men trenger ikke alltid journalføres. Etterspørres det offentlige dokumenter kan e-posten sendes til saksbehandler uten journalføring, se egen rutine for innsynsbegjæringer
• Innsynsbegjæringer etter eldre dokumenter som må innhentes via IKA Kongsberg oversendes arkivleder. Dette gjelder ikke etterspørsel etter barnevern og elevdokumentasjon. Disse legges til team oppvekst.
• Beskjed fra KLP om endring av forsikringsavtaler oversendes virksomhet kvalitet og internkontroll
• Leasingkontrakter og informasjon rundt dette sendes virksomhet kvalitet og internkontroll
• E-poster som gjelder politikk og politisk sekretariat  – legges til team teknisk
• «Gatemøbler i Tønsberg» - legges til team helse 
• Ungt Entreprenørskap – legges til team teknisk 
• «Hat-mail» rettet til ordfører – legges til team teknisk og flaggmeldes med rødt flagg
• Spørsmål ang. innbyggerapp/Borgermelding – de aller fleste skal til teknisk drift

Tønsberg innsyn postmottak:

• Alle som bestiller innsyn via vår offentlige journal på nettsiden kan gjøre det ved hjelp av knappen «innsyn». Bestilling blir sendt til Tønsberg innsyn postmottak
• Tønsberg innsyn postmottak betjenes av den som til enhver tid har ansvar for ordinært postmottak
• Bestillingene flaggmerkes og legges til rett team som har ansvar for oppfølging enten ved videresending til rett saksbehandler eller journalføring i WebSak
• Når bestillingen er behandlet fjernes flagget og eposten legges over i undermappen «videresendt»

Team helse:

• Alle eposter som kommer i postmottaket som tilhører Team Helse skal legges over i mappen Team Helse. Teamet behandler epostene enten i Acos eller Cosdoc. Dokumentene skal ikke videresendes på epost

Team oppvekst:

• Alle eposter som tilhører Team Oppvekst skal over i mappen Team Oppvekst.
• Dette gjelder også mail fra privatpersoner som er stilet til rådmann/barneverntjenesten.

Team teknisk:

• E-poster fra Skagerak Energi – videresendes TkE postmottak
• Parkering: spørsmål vedrørende bot sendes til saksbehandler ved Tønsberg parkering